bedrijfslogo AenA-Appdesign
Menu
blogafbeelding

eTijd

Ga naar eTijdadmin om een administratie aan te maken. U kunt vervolgens direct aan de slag.
Lees meer over de werkwijze van A&A-Appdesign.
Of neem contact op met A&A-Appdesign.

Introductie

Het eTijd systeem van A&A-Appdesign is een Software as a Service (SaaS) oplossing. Gebruikers van eTijd hebben voldoende aan een pc, Tablet of mobiele telefoon, met een moderne browser, en een Internetverbinding.

Het eTijd systeem bestaat uit drie delen:

  1. Artikelregistratie
  2. Urenregistratie
  3. Projectregistratie

Om functiescheiding te realiseren en tevens tijd- en artikelregistratie zo effectief mogelijk te ondersteunen zijn er twee softwareproducten beschikbaar binnen het eTijd systeem:

  1. Tijd- en artikelregistratie voor medewerkers op projecten
  2. Administratie van transactie- en stamgegevens voor de administrator

Artikelregistratie

Binnen eTijd kunt u artikelvoorraad beheren. Artikelvoorraad wordt hoger door ontvangsten en lager door verbruik van artikelen binnen projecten. Om bijtijds de artikelvoorraad op te hogen biedt eTijd de mogelijkheid om leveranciers te beheren en bestellingen te maken. Om zeker te zijn dat er ook daadwerkelijk wordt geleverd wat er is besteld, is het mogelijk om ontvangsten te registreren. Pas bij de verwerking van de ontvangsten wordt de artikel- voorraad verhoogd. Artikelverbruik wordt geboekt binnen een project. Daarover meer in de paragraaf Projectregistratie.

Urenregistratie

Uren worden geboekt op projectactiviteiten door medewerkers. Om medewerkers controle te geven op de urenverantwoording worden ingevoerde uren vastgelegd en kunnen deze later worden aangepast, voordat ze worden verwerkt door de administratie.

Projectregistratie

Een project is een samenhangende hoeveelheid werkzaamheden en artikelen voor een klant. Om te kunnen registreren in welke toestand een project zich bevindt wordt een status per project ingesteld. Deze project statussen kunnen binnen eTijd door de administrator zelf worden bepaald. Aan een project wordt naast een projectstatus ook medewerkers en activiteiten gekoppeld. Om te voorkomen dat activiteiten bij elk project opnieuw moeten worden ingevoerd, kunnen activiteiten (net als medewerkers) apart worden beheerd. Vervolgens kunnen na aanmaken van een project relevante activiteiten aan het project worden gekoppeld. Uren worden geboekt op projectactiviteiten. Artikelverbruik wordt geregistreerd op het project.

Software voor tijd- en artikelregistratie

Tijd- en artikelregistratie vindt plaats binnen de eTijdregistratie software. Deze software is via een browser beschikbaar en tevens als app te downloaden vanaf de iOs AppStore en de Android PlayStore. Binnen eTijdregistratie kunnen uren worden geboekt op projectactiviteiten, kunnen afspraken over het project worden opgevraagd, kunnen artikelen via het project worden geboekt, kunnen bestanden aan het project worden gekoppeld door medewerkers en kan een medewerker de eigen uren corrigeren.

Er zijn twee manieren om uren te boeken:

  1. Door op de [Start] knop te drukken onderaan het scherm. Nadat op de [Stop] knop wordt gedrukt wordt automatisch vastgelegd hoeveel tijd is besteed.
  2. Door het invullen van een Startdatum en tijd en een Stopdatum en tijd en vervolgens op de knop [Toevoegen] te drukken.

Als meerdere medewerkers dezelfde tijd op hetzelfde project werken kunnen uren achteraf, door 1 medewerker, voor alle medewerkers in worden gevuld. Dit neemt een stuk administratie weg voor de werknemers.

Software voor administratie van transactie- en stamgegevens

Administratie van transactie- en stamgegevens is alleen toegankelijk voor de administrator en vindt plaats binnen de eTijdadmin software. Deze software is via een browser beschikbaar en tevens als app te downloaden vanaf de iOs AppStore en de Android PlayStore. De volgende menuopties zijn beschikbaar:

  1. Cliënten: Opdrachten worden in projectvorm voor cliënten uitgevoerd. De belangrijkste gegevens van cliënten worden hier beheerd.
  2. Artikelen: Artikelen worden verbruikt op projecten. Met deze menuoptie kunnen artikelgegevens worden beheerd zoals voorraad, prijs en btw-percentage.
  3. Leveranciers: Bestellingen worden geplaatst bij leveranciers. De leverancier gegevens die nodig zijn voor bestellingen worden hier beheerd.
  4. Bestellingen: Een bestelling bestaat uit een kop met leverancier en besteldatum gegevens en uit 1 of meerdere bestelregels. Per bestelregel wordt een artikel besteld.
  5. Ontvangsten: Een ontvangst bestaat uit een kop met ontvangstdatum en 1 of meerdere ontvangstregels. Een ontvangst is altijd gekoppeld aan een bestelling. Een ontvangstregel is altijd gekoppeld aan een bestelregel. Ontvangsten verhogen de artikelvoorraad.
  6. Project statussen: Een project kan zich in meerdere toestanden bevinden. Bijvoorbeeld een start toestand waarbij het project wordt gedefinieerd, maar nog geen uren en artikelregistraties mogen plaatsvinden. Of een toestand waarbij er daadwerkelijk geboekt mag worden op een project of een toestand waarbij de nacalculatie moet worden gemaakt of waarbij het project gefactureerd moet worden. Project statussen kunnen vrij worden ingegeven.
  7. Activiteiten: Hier worden de diverse activiteiten beheerd. Te denken is aan zowel administratieve activiteiten als productieactiviteiten.
  8. Medewerkers: Hier worden alle medewerkers beheerd die werken op projecten en daarvoor uren en materialen boeken.
  9. Projecten: Via deze menuoptie kunnen projecten worden beheerd. Het overzicht met alle projecten kan worden gefilterd op project status. Per project kunnen activiteiten en medewerkers worden gekoppeld. Bij gekoppelde activiteiten kunnen tevens voorcalculatie uren worden ingevuld. De voorcalculatie uren worden in het projectoverzicht vergeleken met bestede uren. Tevens kan een overzicht worden opgevraagd (via mail) van bestede uren en materialen afgezet tegen de projectprijs en een overzicht met kosten voor de cliënt. Dit laatste overzicht kan de basis vormen voor de te sturen factuur.

Tevens zijn er twee menuopties voor Instellingen en administratie:

  1. Instellingen: Via deze optie kunnen accountinstellingen en wachtwoord van de admin worden gewijzigd.
  2. Administratie: Via deze optie kunnen bedrijfsgegevens worden gewijzigd en log gegevens worden bekeken.

    eBlog login

    Uitleg