bedrijfslogo AenA-Appdesign
Menu

Dossiers bijhouden, waarom zou je?

Herman heeft een klussenbedrijf. Hij heeft tevreden klanten. Herman heeft niks met administratie. Hij wil gewoon met zijn klussen bezig zijn. Gelukkig doet zijn vrouw de administratie. Herman wordt gek van de telefoontjes die hij dagelijks krijgt. Vaak neemt hij niet op of verwijst naar zijn vrouw Linda die ook een soort telefoniste is. Linda beantwoord telefoontjes van klanten. Dan kan Herman lekker verder klussen. Wat Linda wel vervelend vindt is dat klanten soms refereren aan afspraken die ze met Herman hebben gemaakt. Linda gaat dan zoeken in de kladpapiertjes die Herman her en der in mappen heeft zitten in de hoop dat ze uit een potloodtekening kan afleiden welke afspraken er zijn gemaakt. Dat kost wel erg veel tijd. En dat terwijl ze toch eigenlijk alleen wilde helpen bij het maken van facturen en het betalen van rekeningen. Iets waar ze nu bijna niet aan toe komt.

Stel je werkt op een serviceafdeling waar je dagelijks telefoontjes krijgt van verzekerden. Een verzekerde belt over een geval waterschade waar ze ook al eerder over heeft gebeld. Dat gesprek was met een collega. Je gaat in het computersysteem op zoek naar aantekeningen die je niet gelijk kunt vinden. De klant heeft op verzoek van jouw collega afbeeldingen opgestuurd via mail. Omdat je niet alles direct kunt vinden vraag je de verzekerde of het goed is dat je haar terug belt. Vervolgens ga je zoeken. De verzekerde heeft vaker een waterschade gemeld. Die verschillende meldingen moet je goed uit elkaar houden. Dat zoeken kost wel erg veel tijd.

Als er geen dossiers worden bijgehouden dan neemt de complexiteit bij vragen van klanten snel toe. Als je bedenkt dat het voor de klusser al problematisch is om afspraken terug te halen, dan begrijp je dat voor iemand die er niet bij was toen de afspraken werden gemaakt het praktisch onmogelijk is te weten wat er afgesproken is. Het wordt nog iets complexer als je opdrachten voor derden uitvoert. Bijvoorbeeld iemand die schade expertise opdrachten uitvoert voor verschillende verzekeringsmaatschappijen. Die verzekeraars willen wel graag de voortgang weten van een expertise opdracht. In het kader van transparantie krijgen opdrachtgevers inzage in dossiers waarvoor zij opdracht hebben verstrekt en verzekerden inzage in de dossiers van de zaken die zij hebben gemeld. Bij een groter bedrijf met een serviceteam van meerdere medewerkers wordt het nog ingewikkelder aangezien klanten met verschillende serviceteam medewerkers gesprekken kunnen hebben. Een klant kan in de loop van de tijd meerdere verschillende meldingen hebben gedaan en op verzoek mails hebben gestuurd met afbeeldingen en documenten. Zonder klantdossiers met daarbij alle relevante klant-contacten, afspraken en documenten wordt het onmogelijk om service te leveren.

De oplossing ligt voor de hand: een dossiersysteem. Een dossiersysteem waarin per zaak of per projectopdracht een dossier wordt aangemaakt. Elke keer dat er contact is met de klant wordt er een statuswijziging toegevoegd. Hieronder een aantal eisen voor een dergelijk systeem op de rij:

  1. Per zaak kan een dossier worden aangemaakt
  2. Per klant kunnen meerdere dossiers worden aangemaakt
  3. Per dossier kunnen meerdere statuswijzigingen worden aangemaakt
  4. Per statuswijziging kunnen meerdere documenten worden gekoppeld
  5. Per statuswijziging kan een datum worden ingevoerd in de toekomst waarop actie moet worden ondernomen
  6. Een klant kan dossiers inzien van eigen zaken
  7. Een medewerker van een opdrachtgever kan een toegewezen dossiers inzien
  8. Een opdrachtgever kan dossiers inzien van opdrachten die hij heeft verstrekt

Het eCrm systeem van alextiehuis.nl bevat een dossiersysteem dat volgens bovenstaande regels is geïmplementeerd. Het eCrm systeem is een geïntegreerd mailing, dossier en ledenadministratie systeem. Het Schade-eCrm systeem is gericht op de schadeverzekeringsbranche. Het is mogelijk het eCrm pakket aan te laten passen voor andere branches. Voor het eCrm systeem gelden standaard tarieven. Er worden geen extra kosten in rekening gebracht voor het op maat maken van de Schade-eCrm voor uw branche.

Ga naar eCrm inschrijving om een administratie aan te maken. U kunt vervolgens direct aan de slag.
Lees meer over de werkwijze van A&A-Appdesign.
Geïnteresseerd? Neem contact op met A&A-Appdesign.

    eBlog login

    Uitleg